Change Management: Definisi, Framework, dan Tahapan Implementasi

Di era yang dinamis seperti saat ini, urgensi konsep Change Management semakin krusial mengingat besarnya kemungkinan gejolak perubahan yang terjadi dalam sebuah bisnis. Namun untuk mengimplementasikannya, diperlukan pemahaman yang mendalam mengenai definisinya secara umum serta kiat-kiat penerapannya.

Lewat artikel ini, kamu akan memahami konsep ini serta bagaimana change management framework dapat membantu perusahaan beradaptasi dengan perubahan secara efektif. Simak selengkapnya di bawah ini.

Apa itu Change Management?

Change management adalah pendekatan terorganisir yang diterapkan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengelola dampak dari berbagai perubahan, baik yang berasal dari faktor internal maupun eksternal. Perubahan ini dapat meliputi banyak aspek, mulai dari perubahan dalam proses bisnis, teknologi, hingga struktur organisasi. Dengan menggunakan pendekatan ini, perusahaan berupaya untuk mengantisipasi dan memaksimalkan dampak perubahan agar tidak mengganggu kinerja atau produktivitas perusahaan.

Profesor di Harvard Business School, Dr. John P. Kotter mengembangkan teori ini pada tahun 1995 dalam bukunya berjudul Leading Change. Dalam bukunya tersebut, ia membagi teori ini menjadi 8 langkah untuk membantu organisasi beradaptasi dengan perubahan dan meningkatkan peluang keberhasilannya. Langkah-langkah ini dikenal sebagai model Kotter, yaitu: menciptakan rasa urgensi, membentuk tim, menyusun visi, mengkomunikasikan visi, menghilangkan hambatan, menghasilkan kemenangan jangka pendek, mengkonsolidasi hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar, dan menanamkan perubahan dalam budaya perusahaan.

Sedangkan Friska Wirya, seorang expert di bidang change, transformation & leadership mendefinisikan change management sebagai disiplin ilmu yang penting untuk menghadapi perubahan yang cepat, kompleks, dan luas di dunia bisnis. Menurutnya, perubahan merupakan hal yang tidak bisa dihindari, namun sekitar 70 persen upaya perubahan dalam konteks bisnis mengalami kegagalan. Friska menjelaskan bahwa keberhasilan perubahan tergantung pada bagaimana kita mengelolanya, apakah kita mampu beradaptasi atau justru tertinggal dalam arus perubahan.

Change management berfokus pada mencapai hasil perubahan melalui program dan pengaturan yang direncanakan dengan baik. Proses ini memastikan perubahan berjalan efektif dan sesuai tujuan perusahaan. Strategi change management juga menumbuhkan rasa kepemilikan di antara karyawan, mendorong partisipasi mereka dalam mendukung perubahan. Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat meningkatkan perbaikan berkelanjutan dan siap menghadapi tantangan perubahan saat ini maupun di masa depan.

Proses Change Management

Dalam tahap change management process, metodologi Prosci merupakan pendekatan yang paling umum digunakan untuk manajemen perubahan di dunia. Alasannya karena metodologi Prosci didasarkan pada penelitian selama lebih dari 25 tahun. Berikut dengan model, alat, dan prosesnya, metodologi Prosci memiliki dua komponen utama: Model ADKAR dan 3-Phase Process. Keduanya berakar pada dua change management framework berikut:

1. Framework Individual Change

Framework individual change adalah kerangka kerja yang berfokus pada perubahan yang terjadi pada tingkat individu, dengan tujuan membantu setiap orang memahami, menerima, dan mengadopsi perubahan secara efektif. Framework ini mendukung perubahan organisasi dengan memberi panduan pada elemen-elemen penting yang harus dimiliki individu untuk melalui proses perubahan dengan sukses. Berikut beberapa komponen inti dari model ADKAR yang diusung oleh Prosci:

Awareness (Kesadaran)

Individu harus memahami mengapa perubahan diperlukan. Mereka perlu menyadari alasan di balik perubahan dan dampak yang akan terjadi jika perubahan tidak dilakukan.

Desire (Keinginan)

Setelah menyadari alasan perubahan, individu perlu memiliki motivasi atau keinginan untuk mendukung dan terlibat dalam proses perubahan. Ini melibatkan mengatasi hambatan emosional atau psikologis.

Knowledge (Pengetahuan)

Agar bisa berubah, individu membutuhkan informasi dan keterampilan yang relevan. Mereka harus mengetahui langkah-langkah yang diperlukan untuk beradaptasi dengan perubahan dan memahami bagaimana hal tersebut mempengaruhi peran mereka.

Ability (Kemampuan)

Pengetahuan saja tidak cukup; individu juga harus memiliki kemampuan yang memadai untuk menerapkan perubahan tersebut dalam kehidupan sehari-hari mereka. Ini mungkin melibatkan pelatihan tambahan atau dukungan.

Reinforcement (Penguatan)

Untuk memastikan bahwa perubahan bertahan dalam jangka panjang, individu membutuhkan penguatan yang berkelanjutan, baik melalui umpan balik positif, insentif, maupun pengakuan atas upaya mereka.

2. Framework Organizational Change

Jika model ADKAR membantu mengelola perubahan individu, 3-Phase Process milik Prosci menawarkan kerangka kerja untuk mengimplementasikan perubahan di tingkat organisasi. Kerangka yang terstruktur namun tetap fleksibel ini memberikan panduan bagi praktisi untuk menjalankan langkah-langkah dan aktivitas yang diperlukan guna mencapai keberhasilan dalam sebuah proyek atau inisiatif. Berikut elaborasi dari 3 fase yang dimaksud:

Fase 1: Mempersiapkan Strategi

Menyusun strategi manajemen perubahan yang disesuaikan dan terukur untuk memastikan kesuksesan, serta mendapatkan dukungan dan komitmen yang diperlukan.

Fase 2: Mengelola Proses Perubahan

Mengarahkan adopsi perubahan dengan merancang, menerapkan, dan menyesuaikan rencana yang membantu individu dan organisasi melewati transisi menggunakan pendekatan ADKAR.

Fase 3: Memastikan Keberlanjutan

Memastikan perubahan diterapkan secara menyeluruh dan organisasi siap untuk mendukung serta mempertahankan perubahan dalam jangka panjang.

5 Tahapan Change Management

Melansir Harvard Business School Online, ada lima tahapan penting dalam change management process yang perlu kamu ketahui untuk memastikan transisi yang sukses dalam organisasi maupun individu:

1. Mempersiapkan organisasi untuk perubahan

Pada tahap awal, diperlukan persiapan organisasi baik secara logistik maupun kultural. Seorang manajer perlu merangkul karyawan untuk mengenali serta memahami kebutuhan akan perubahan. Singkatnya, guna mendapat dukungan awal dari karyawan, dibutuhkannya kesadaran tentang berbagai tantangan yang dihadapi organisasi.

2. Menyusun visi dan merencanakan perubahan

Setelah organisasi siap menghadapi perubahan, manajer perlu menyusun rencana yang komprehensif, realistis, dan strategis. Rencana tersebut harus mencakup tujuan strategis, indikator kinerja utama, para stakeholders, serta lingkup proyek yang jelas.

3. Implementasi perubahan

Setelah merencanakan perubahan, selanjutnya melakukan langkah-langkah yang diuraikan dalam materi perencanaan. Selama proses ini, diperlukannya fokus pada pemberdayaan karyawan oleh manajer guna mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan inisiatif.

4. Menanamkan perubahan dalam budaya dan praktik perusahaan

Setelah selesai perubahan berhasil dijalankan, penting untuk mencegah kembalinya kondisi seperti sebelum perubahan. Perubahan tersebut harus diintegrasikan ke dalam budaya dan praktik perusahaan agar tidak terjadi kemunduran.

5. Meninjau kemajuan dan hasil

Selanjutnya dalam tahap terakhir, sangat penting untuk melakukan evaluasi dan peninjauan guna mengetahui apakah perubahan tersebut berhasil, mengalami kegagalan, atau menghasilkan kombinasi dari kedua hasil tersebut.

Dengan memahami definisi change management serta mengikuti tahapan dalam change management process, kamu akan siap untuk mengelola perubahan dalam perusahaan dengan lebih efektif. Hal tersebut juga mendukung perusahaan/organisasi dalam mencapai target pertumbuhan sekaligus menjaga efisiensi operasional dan kinerja yang optimal.

Sebagai langkah konkretnya, teori change management perlu dieksplorasi lebih jauh dengan mengikuti program kelas Driving Change Management for Growth oleh MarkPlus Institute guna merancang dan mengimplementasikan strategi change management  yang efektif pada perusahaan/organisasimu.

Program ini akan membekali kamu dengan kemampuan membangun visi bersama, menciptakan urgensi perubahan di tengah era disrupsi, serta mengelola keterlibatan stakeholder secara efisien. Kamu juga akan dibimbing tentang bagaimana cara mengenali resistensi internal berikut cara mengatasinya melalui pendekatan yang terarah. Segera daftar dan jadilah agen perubahan yang signifikan untuk perusahaanmu!