Delegasi Adalah: Pengertian, Tujuan, dan Penerapannya
Delegasi adalah salah satu konsep penting yang perlu dipelajari dalam manajemen dan berbagai aspek kehidupan.
Secara singkat, delegasi merupakan pemberian wewenang kepada individu atau kelompok tertentu untuk mewakili dan mengambil keputusan atas nama orang lain.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu delegasi, tujuan dari pelaksanaannya, jenis-jenisnya, hingga tips untuk melakukannya dengan sukses, mari simak!
Apa Itu Delegasi?
Delegasi adalah proses di mana seseorang atau entitas memberikan wewenang atau tanggung jawab kepada individu atau kelompok lain untuk melaksanakan tugas tertentu atau mengambil keputusan atas nama mereka.
Dalam KBBI, delegasi merujuk pada seseorang yang diberi wewenang atau tanggung jawab tersebut.
Sedangkan, orang yang menunjuk seorang delegasi bisa jadi seorang manajer, atau atasannya yang memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam memberikan tugas.
Kegiatan atau proses ini dapat terjadi di berbagai keadaan, seperti manajemen, politik, organisasi, dan diplomasi.ย
Kegiatan ini sering dilakukan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan, membagi beban kerja, dan memungkinkan seseorang yang memiliki keterampilan tertentu untuk mengelola tugas dengan cara mereka.
Tujuan Dilakukannya Delegasi
Terdapat beberapa tujuan utama dari pelaksanaan delegasi, antara lain:
- Meningkatkan Efisiensi Pekerjaan
Delegasi memungkinkan tugas yang kompleks atau beragam untuk dipecah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang dapat dikelola oleh individu atau tim yang kompeten. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan tugas-tugas tersebut.
- Mengembangkan Keterampilan Individu
Delegasi memberikan kesempatan bagi individu untuk mengembangkan keterampilan dan kompetensi mereka melalui pengalaman praktis dalam mengelola tugas dan tanggung jawab yang diberikan.
- Mengurangi Beban Kerja Manajer atau Atasan
Pemberian wewenang dari manajer atau pemimpin untuk mengurangi beban kerja mereka dengan mempercayakan tugas-tugas kepada orang lain, sehingga mereka dapat fokus pada hal-hal yang lebih strategis.
- Meningkatkan Keterlibatan dan Motivasi
Ketika individu merasa dipercayai dan diberikan tanggung jawab, hal ini dapat meningkatkan keterlibatan dan motivasi mereka dalam pekerjaan.
Jenis-Jenis Delegasi
Dilansir dari laman Indeed, delegasi memiliki beberapa jenis yang berbeda yaitu:
- General Delegation
Delegasi umum terjadi ketika seorang atasan atau manajer memberikan kepada bawahan wewenang untuk melaksanakan seluruh fungsi atau tanggung jawab dalam departemen atau cakupan tertentu.
Artinya, bawahan memiliki otoritas untuk mengambil keputusan dan bertindak dalam berbagai aspek pekerjaan mereka.
Manajer tetap memiliki kontrol keseluruhan, sedangkan bawahan biasanya diharapkan untuk menggunakan kebijaksanaan mereka dalam menjalankan tugas mereka.
- Formal and Informal Delegation
Formal delegation adalah jenis yang terintegrasi dalam struktur organisasi dan diatur oleh prosedur dan kebijakan yang telah ditentukan.ย
Wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada individu juga diatur secara resmi dalam dokumen dan proses perusahaan.
Di sisi lain, informal delegation adalah jenis yang terjadi tanpa peraturan resmi.ย
Hal ini mungkin terjadi karena keadaan, ketika seseorang perlu mengambil tindakan tanpa wewenang resmi, tetapi untuk menjalankan pekerjaannya.
- Top to Bottom and Bottom to Top Delegation
Top to bottom delegation terjadi ketika manajer atau pemimpin tingkat atas memberikan wewenang kepada bawahan atau tingkat lebih rendah dalam organisasi.ย
Top to bottom delegation adalah bentuk yang umum terjadi di hirarki organisasi.ย
Di sisi lain, bottom to top delegation terjadi ketika individu atau bawahan di tingkat yang lebih rendah memberikan masukan atau rekomendasi kepada manajer atau pemimpin tingkat atas.ย
Ini dapat terjadi ketika manajer meminta umpan balik atau ide dari anggota tim mereka.
- Lateral Delegation
Lateral delegation dapat terjadi ketika wewenang atau tanggung jawab didelegasikan secara horizontal, yaitu antara individu atau tim di tingkat yang sama dalam organisasi.ย
Biasanya, lateral delegation dilakukan jika seorang individu memerlukan bantuan atau kerjasama dari rekan-rekannya yang memiliki keterampilan atau pengetahuan tertentu.
Dalam lateral delegation, individu dapat bekerja bersama secara paralel untuk mencapai tujuan tertentu tanpa harus mendapatkan izin dari atasannya.
Unsur-Unsur Delegasi
Unsur-unsur yang terlibat dalam proses delegasi meliputi:
- Authority
Authority atau wewenang merujuk pada seorang manajer yang mengarahkan karyawan untuk menjalankan tugas tertentu.
Artinya, seorang manajer memiliki wewenang atas bawahan, dan hal yang harus diperhatikan adalah untuk menggunakan wewenangnya dalam menilai keterampilan bawahannya.
Manajer juga perlu menyadari bahwa terkadang karyawan juga memerlukan pelatihan.
Jadi, seorang manajer perlu bertindak sebagai pemimpin dan menghindari serta memikirkan detail-detail kecil.
- Responsibility
Ini adalah kewajiban yang dimiliki seorang bawahan untuk menyelesaikan tugas yang ditugaskan kepada mereka.
Seorang figur manajemen memberikan tingkat kepercayaan tertentu kepada seorang bawahan untuk menyelesaikan tugas dengan efektif.
- Accountability
Delegasi yang sukses biasanya bergantung pada bawahan yang bertanggung jawab atas tugas yang diberikan.
Jadi, seorang bawahan perlu memberikan update kepada manajer tentang bagaimana alur kerja mereka.
Manajer juga perlu bertanggung jawab atas petunjuk yang diberikan, yaitu dengan memberikan petunjuk kerja, pemantauan, dan tujuan yang jelas pada bawahan.
Tips Sukses Melakukan Delegasi
Berikut adalah beberapa tips untuk melakukan delegasi dengan sukses:
- Pilih Individu yang Tepat
Ketika Anda memilih individu untuk menyelesaikan tugas, pastikan mereka memiliki keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman yang sesuai.
Pertimbangkan juga kepribadian dan minat mereka, karena individu yang merasa terlibat dengan tugas akan lebih mungkin berhasil.
Pastikan mereka memiliki kapasitas untuk menyelesaikan tugas dan bersedia mengambil tanggung jawab.
- Jelaskan Ekspektasi dengan Jelas
Komunikasi adalah kunci dalam delegasi. Saat Anda memberikan tugas, berbicaralah secara rinci tentang apa yang diharapkan, target waktu, kriteria keberhasilan, dan batasan.
Pastikan bawahan memahami dengan baik apa yang diharapkan dari mereka. Terbuka untuk pertanyaan dan klarifikasi, dan pastikan tidak ada ruang untuk kebingungan.
- Beri Otoritas yang Sesuai
Otoritas yang tepat penting dalam delegasi. Pastikan bahwa individu yang menerima tugas dan wewenang memiliki otoritas yang cukup untuk membuat keputusan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas.ย
Jika mereka terlalu terbatas dalam otoritas, hal ini dapat menghambat kemajuan dan memperlambat proses.
- Beri Dukungan dan Sumber Daya
Agar bawahan berhasil, mereka perlu akses ke sumber daya, pelatihan, atau bantuan yang dibutuhkan.
Pastikan mereka memiliki alat, informasi, dan dukungan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Ini dapat mencakup akses ke teknologi, dana, atau tim tambahan jika diperlukan.
- Beri Feedback Secara Teratur
Pemantauan dan umpan balik teratur adalah cara untuk memastikan bahwa bawahan berada di jalur yang benar.
Jadwalkan pertemuan rutin atau pemantauan untuk mengikuti perkembangan mereka. Berikan umpan balik konstruktif dan apresiasi atas pekerjaan yang baik.
Jika ada masalah atau perubahan yang diperlukan, segera berikan umpan balik dan bantu mereka untuk mengatasi hambatan.
- Siap Menerima Hasil
Sebagai pemimpin, Anda harus siap bertanggung jawab atas hasil delegasi, baik itu keberhasilan atau kegagalan.
Ini menciptakan rasa tanggung jawab yang sehat di seluruh tim. Jika ada masalah atau kesalahan, kerja sama dalam mencari solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut.
Kembangkan Skill Manajemen dan Kepemimpinan Anda Dengan Pelatihan Eksekutif
Dalam dunia bisnis yang dinamis, perubahan adalah konstan, dan pemimpin yang efektif harus selalu siap menghadapinya.
Executive Education Program adalah cara yang efektif untuk mengembangkan kemampuan manajemen Anda, meningkatkan kompetensi kepemimpinan, dan tetap relevan dalam karier Anda.
Hal ini termasuk dengan meningkatkan skill decision making untuk melakukan delegasi di organisasi Anda.
Dengan berpartisipasi dalam program ini, Anda akan memiliki alat penting untuk menghadapi tantangan yang ada dan mendatang dalam dunia bisnis.
Jadilah pemimpin yang lebih baik, tingkatkan kemampuan Anda, dan teruslah berkembang melalui Executive Education Program.
Jika Anda tertarik dengan program Executive Education Program, silahkan simak selengkapnya artikel Executive Education Program di link berikut ini.
Ayo, #PerluasKapasitas bersama MarkPlus Institute
